Jak księgować leasing samochodu osobowego w KPiR?

Jak w księdze przychodów i rozchodów księgować leasing samochodu osobowego?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają możliwość sfinansowania zakupu niektórych dóbr w formie leasingu operacyjnego lub finansowego. Jedną z często opłacanych w taki sposób ruchomości są samochody osobowe. Trzeba jednak wiedzieć, że każda z ów form leasingu wywołuje inne konsekwencje podatkowe, a tym samym wymaga odpowiedniej dokumentacji, zwłaszcza w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak więc ująć taką opłatę za firmowy pojazd? Jak dokładniej księgować leasing samochodu osobowego w KPiR? Tego dowiecie się z dzisiejszego artykułu! Zapraszamy do lektury!

Spis treści:
1. Na czym polega leasing samochodu osobowego?
2. Na czym polega leasing operacyjny samochodu osobowego?
3. Na czym polega leasing finansowy samochodu osobowego?
4. W jaki sposób księgować leasing samochodu osobowego w KPiR?
• Księgowanie leasingu operacyjnego samochodu osobowego w KPiR
• Księgowanie leasingu finansowego samochodu osobowego w KPiR
5. Jak zaksięgować wykup samochodu osobowego z leasingu w KPiR?
6. Co z podatkiem VAT z faktury za wykup z leasingu samochodu osobowego?

Leasing samochodu osobowego to forma finansowania zakupu pojazdu, w której na podstawie umowy leasingowej sprzedawca udostępnia nabywcy ruchomość, czyli w tym przypadku samochód osobowy, po podpisaniu której nabywca zobowiązuje się do płacenia sprzedawcy regularnych rat leasingowych. Wówczas, po uiszczeniu wszystkich płatności zawartych w umowie, na koniec okresu leasingowego nabywca może wykupić ów pojazd, zwrócić go sprzedawcy lub przedłużyć umowę leasingową. Trzeba jednak wiedzieć, że dostępne są dwie formy leasingu, w tym operacyjna i finansowa, które wywołują inne konsekwencje podatkowe, a tym samym wymagają odpowiedniej dokumentacji.

Leasing operacyjny to najpopularniejsza forma finansowania samochodu osobowego wśród przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Polega ona bowiem na tym, że ów pojazd w trakcie trwania umowy leasingowej pozostaje w środkach trwałych sprzedawcy, który ma prawo dokonywania odpisów amortyzacyjnych, natomiast nabywca nie wprowadza go do swoich środków trwałych, w związku z czym nie ma możliwości amortyzowania go w czasie. Mimo to, podczas korzystania z ruchomości wziętej w leasing operacyjny, nabywca może zaliczyć opłatę wstępną oraz uiszczane raty leasingowe do kosztów uzyskania przychodów, a także inne wydatki, takie jak płatności za paliwo, naprawy, przeglądy oraz udoskonalenia pojazdu. Oczywiście, po zakończeniu umowy leasingobiorca ma również możliwość wykupienia przedmiotu leasingu.

Leasing finansowy, inaczej kapitałowy, również polega na przekazaniu w użytkowanie samochodu osobowego w zamian za opłacanie rat leasingowych, jednak w tym przypadku ów pojazd może zostać wpisany do środków trwałych nabywcy. Oznacza to więc, że nabywca ma wówczas prawo dokonywania odpisów amortyzacyjnych, w związku z czym uzyskuje możliwość skorzystania z liniowej metody amortyzacji, w której stawka wynosi 20% w skali roku lub indywidualnej metody amortyzacji, która wykorzystywana jest, gdy leasing dotyczy samochodów osobowych uznawanych za używane lub ulepszone i wtedy maksymalna wartość amortyzacji wynosi 40%. I tutaj podczas rozliczania takiego leasingu jego rata jest podzielona na dwie części: kapitałową i odsetkową. Pierwsza z nich jest traktowana jako spłata wartości początkowej samochodu, natomiast druga stanowi koszt uzyskania przychodu nabywcy. Wówczas podatek VAT musi zostać zapłacony z góry przy zawarciu umowy leasingowej, ponieważ leasing kapitałowy jest traktowany jako dostawa towarów.

Księgowanie leasingu samochodu osobowego w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest procesem wymagającym uważnego śledzenia wydatków i przychodów związanych z umową leasingową, dlatego dobrym pomysłem jest regularne korzystanie ze szkoleń dla księgowych, aby cały czas uaktualniać swoją wiedzą. Mimo to, cały proces można ułatwić, mając na uwadze kilka elementów, które pomogą w prawidłowym księgowaniu ów leasingu:

• Dokumentacja – absolutną podstawą jest zbieranie i przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z umową leasingową, w tym przede wszystkim samej umowy, faktur za raty leasingowe oraz rachunków za paliwo, naprawy, przeglądy, ulepszenia i koszty utrzymania pojazdu.
• Wartości początkowe – kolejnym ważnym elementem jest wykazanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wartości początkowej pojazdu, która powinna być równa sumie wpłaconych rat leasingowych do dnia bilansowego.
• Amortyzacja – oczywiście nie można zapomnieć też o amortyzacji, która w przypadku leasingu samochodu osobowego powinna być prowadzona w dwóch fazach: podczas trwania umowy i po jej zakończeniu. W pierwszej z nich przedsiębiorca może odliczać uiszczane raty leasingowe jako koszt uzyskania przychodu, natomiast w drugiej amortyzacja powinna być prowadzona zgodnie z planem amortyzacyjnym ustalonym dla danej ruchomości.

Trzeba jednak pamiętać, że księgowanie leasingu operacyjnego różni się od księgowania leasingu finansowego, w związku z czym warto dokładnie prześledzić każdy z ów procesów.

W przypadku leasingu operacyjnego samochodu osobowego można wybrać dwie metody księgowania: memoriałową lub kasową. Pierwsza z nich zakłada, że wydatki ujmuje się w roku podatkowym, w którym zostały poniesione, natomiast druga zakłada, że koszty księguje się w dacie ich poniesienia i nie ma tutaj znaczenia, czy dotyczą one obecnego roku, czy następnego. I tutaj fakturowanie takiej formy leasingu najczęściej odbywa się na początku okresu, co oznacza, że faktura za leasing samochodu osobowego powinna być zaksięgowana z widniejącą na dokumencie datą wystawienia, a opłatę wstępną za ów pojazd trzeba zawrzeć jednorazowo w kosztach w dacie wystawienia faktury. Dodatkowo, poza uiszczanymi ratami leasingowymi oraz opłatą wstępną, w kosztach można ująć również wydatki eksploatacyjne, takie jak zakup paliwa, naprawy, przeglądy i udoskonalenia pojazdu. Tutaj warto jednak wiedzieć, że podczas księgowania należy uwzględnić również to, czy pojazd jest wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej, ponieważ gdy jest używany także prywatnie, wówczas można odliczyć tylko 75% kosztów.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku księgowania leasingu finansowego samochodu osobowego, ponieważ wtedy pojazd będący przedmiotem umowy leasingowej staje się majątkiem nabywcy, w związku z czym musi być wpisany do ewidencji. Wówczas opłaty leasingowe dzieli się na część kapitałową i odsetkową, a jako koszt uzyskania przychodu może być traktowana tylko ta druga, ponieważ ten rodzaj najmu wiąże się z koniecznością zapłaty całego podatku VAT w momencie podpisywania umowy. W takim wypadku, przedsiębiorca korzystający z tej formy leasingu może ująć odpisy amortyzacyjne w kosztach uzyskania przychodów do maksymalnej wartości 150 000 zł. Mimo to, podobnie jak w przypadku leasingu operacyjnego, leasing kapitałowy pojazdu osobowego również umożliwia księgowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów kosztów eksploatacyjnych, w tym wydatków na paliwo, naprawy, przeglądy oraz udoskonalenia. Oczywiście ów leasingu dotyczy również przepis mówiący o tym, że w przypadku gdy przedsiębiorca wykorzystuje samochód nie tylko w celach biznesowych, ale również prywatnie, to wtedy może odliczyć jedynie 75% kosztów.

Wraz z zakończeniem umowy leasingu przedsiębiorca ma możliwość wykupu użytkowanego dotychczas samochodu osobowego. I tutaj w sytuacji, gdy wartość początkowa z faktury dokumentującej zakup ów pojazdu przekracza kwotę 10 000 zł, podatnik ma obowiązek wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych i dokonania amortyzacji na podstawie stworzonego planu amortyzacji. Inaczej wygląda sytuacja w momencie, kiedy wartość samochodu nie przekracza 10 000 zł, ponieważ wówczas wydatki na jego zakup nabywca może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu oddania go do użytkowania. Nie ma tutaj również przeciwwskazań, aby ów ruchomość została wprowadzona do do ewidencji środków trwałych i amortyzowana w czasie lub jednorazowo. W obu tych przypadkach, jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na wykup samochodu po zakończeniu umowy leasingowej, powinien wtedy zaksięgować wydatek związany z nabyciem pojazdu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w rubryce „Koszty”, pod pozycją „Zakup towarów i materiałów”, z odpowiednią kwotą wykupu.

W przypadku, gdy przedsiębiorca wykupił pojazd sfinansowany w formie leasingu, wówczas może odliczyć podatek VAT. Tutaj należy jednak zaznaczyć, że jeżeli pojazd ten będzie służył zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych, to w takiej sytuacji podatnik ma prawo do odliczenia jedynie 50% podatku VAT od rat leasingowych oraz opłaty wstępnej, natomiast jeżeli samochód będzie wykorzystywany wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, wtedy przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT w wysokości 100%, ale musi pamiętać o spełnieniu kilku obowiązków. Mowa tutaj przede wszystkim o:

• zgłoszeniu do urzędu skarbowego samochodu, który będzie wykorzystywany w działalności gospodarczej (formularz VAT-26),
• prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu,
• sporządzenie regulaminu wykorzystywania samochodu w działalności.