VAT OSS, czyli zasady rozliczania podatku VAT w ramach pakietu e-commerce – wszystkie niezbędne informacje

Czym dokładniej jest procedura VAT OSS?

Jeszcze kilka lat temu rozliczanie podatku VAT za sprzedaż międzynarodową było dla wielu przedsiębiorców dużym wyzwaniem. Firmy dokonujące transakcji w poszczególnych krajach Unii Europejskiej musiały bowiem rejestrować się w nich do VAT za każdym razem, gdy przekraczały obowiązujące w nich limity sprzedaży. To z kolei wiązało się z dodatkowymi formalnościami, koniecznością znajomości zagranicznych przepisów oraz składaniem wielu deklaracji w różnych administracjach skarbowych. Odpowiedzią na te problemy jest wprowadzony 1 lipca 2021 roku system o nazwie VAT OSS, który umożliwia przedsiębiorcom rozliczanie podatku VAT od sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów z innych państw UE w ramach jednej zbiorczej deklaracji. To właśnie dlatego VAT OSS znacząco upraszcza proces rozliczeń, szczególnie dla firm prowadzących sprzedaż internetową na rynkach zagranicznych. Trzeba jednak wiedzieć, że system ten wprowadził też kilka obowiązków, które warto znać zanim zdecyduje się z niego skorzystać. Czym więc dokładniej jest procedura VAT OSS, kto konkretniej może z niej skorzystać i jakich zasad trzeba przestrzegać? Tego dowiecie się z dzisiejszego artykułu! Zapraszamy do lektury!

---

Spis treści:
1. Co to jest VAT OSS?
2. Jakie ułatwienia wprowadza deklaracja VAT OSS?
3. Kogo dotyczy procedura VAT OSS?
4. Jakie transakcje obejmuje procedura VAT OSS?
5. Jakie limity i ograniczenia obowiązują w VAT OSS?
6. Jak zarejestrować się do VAT OSS?
7. Czy rejestracja w VAT OSS jest obowiązkowa?
8. Jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy, który korzysta z VAT OSS?
9. Jak rozliczać podatek VAT w procedurze VAT OSS?

---

NAJBLIŻSZE SZKOLENIA:

---

SPRAWDŹ WSZYSTKIE SZKOLENIA

---

Co to jest VAT OSS?

VAT OSS, czyli One Stop Shop, to uproszczona procedura rozliczania podatku VAT, która dedykowana jest przedsiębiorcom sprzedającym towary lub usługi w innych krajach Unii Europejskiej. System ten umożliwia bowiem złożenie jednej zbiorczej deklaracji VAT za dokonane transakcje na rzecz klientów z różnych krajów należących do tej wspólnoty, bez konieczności rejestrowania się do podatku VAT w każdym z tych państw. Procedura ta została wprowadzona 1 lipca 2021 roku w ramach pakietu VAT e-commerce, którego celem było uproszczenie zasad opodatkowania sprzedaży transgranicznej w Unii Europejskiej. Wówczas system ten zastąpił wcześniejsze rozwiązanie znane jako MOSS, czyli Mini One Stop Shop, które obejmowało głównie usługi elektroniczne. Dzięki temu, przedsiębiorca korzystający z procedury VAT OSS składają jedną kwartalną deklarację w kraju identyfikacji i przekazują tam należny podatek VAT. Następnie administracja podatkowa tego kraju rozdziela odpowiednie kwoty pomiędzy państwa członkowskie, w których znajdują się konsumenci. Rozwiązanie to znacząco więc upraszcza rozliczenia podatkowe i zmniejsza liczbę formalności związanych z prowadzeniem sprzedaży międzynarodowej w obrębie Unii Europejskiej. Dzięki temu polski przedsiębiorca, który sprzedaje swoje towary klientom we Francji, Niemczech, Czechach czy Hiszpanii, nie musi rejestrować się do VAT w każdym z tych państw.

Jakie ułatwienia wprowadza deklaracja VAT OSS?

Tak jak wielokrotnie wyjaśnialiśmy podczas prowadzonych przez nas szkoleń podatkowych online deklaracja VAT OSS wprowadza szereg istotnych uproszczeń dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż towarów i usług do konsumentów w różnych krajach Unii Europejskiej. Najważniejszym z nich jest oczywiście wspomniana już możliwość rozliczania podatku VAT z wielu państw członkowskich za pomocą jednej zbiorczej deklaracji składanej w kraju identyfikacji. Oznacza to więc, że przedsiębiorca ani nie musi rejestrować się do VAT w każdym kraju, w którym znajdują się jego klienci, ani składać oddzielnych deklaracji podatkowych w tych państwach. Zamiast tego wszystkie transakcje objęte procedurą OSS mogą zostać wykazane w jednej deklaracji kwartalnej. Kolejnym ważnym uproszczeniem jest możliwość dokonania jednej zbiorczej płatności podatku. Wówczas przedsiębiorca przekazuje bowiem należny VAT do urzędu skarbowego w kraju, w którym jest zarejestrowany do procedury OSS, a administracja podatkowa zajmuje się dalszym rozdzieleniem odpowiednich kwot pomiędzy państwa członkowskie, w których znajdują się jego konsumenci. W ten sposób przedsiębiorca nie musi wykonywać osobno przelewów do zagranicznych urzędów oraz nie musi komunikować się z administracją podatkową każdego kraju. W efekcie tego system VAT OSS znacząco ogranicza obowiązki z prowadzeniem sprzedaży międzynarodowej, ponieważ przed jego wprowadzeniem przedsiębiorcy często musieli korzystać z usług lokalnych doradców podatkowych w różnych krajach, aby prawidłowo rozliczać VAT. Zamiast tego obecnie wystarczy jedna rejestracja w systemie OSS oraz prowadzenie odpowiedniej ewidencji sprzedaży, aby rozliczyć należny podatek VAT za sprzedaż do innych krajów Unii Europejskiej.

Kogo dotyczy procedura VAT OSS?

Procedura VAT OSS została stworzona przede wszystkim z myślą o przedsiębiorcach prowadzących sprzedaż transgraniczną w obrębie Unii Europejskiej, którzy oferują towary lub usługi bezpośrednio konsumentom, czyli osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej. To właśnie dlatego system ten ma szczególne znaczenie dla firm działających w branży e-commerce, które sprzedają swoje produkty klientom z różnych krajów tej wspólnoty za pośrednictwem sklepów internetowych, platform sprzedażowych czy marketplaceów. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców mających siedzibę w jednym z krajów Unii Europejskiej, jak i niektórych podmiotów spoza tej wspólnoty, którzy świadczą określone usługi na rzecz konsumentów na terenie wspólnoty. W zależności od siedziby firmy i rodzaju transakcji, wyróżniamy więc dwie procedury:

• Procedurę unijną – przeznaczoną dla firm z UE, która obejmuje przede wszystkim wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, czyli wysyłkę towaru z jednego kraju wspólnoty do klienta indywidualnego w innym kraju.
• Procedurę nieunijną – przeznaczoną dla podmiotów spoza UE, która obejmuje świadczenie usług na rzecz konsumentów w państwach członkowskich, w tym w szczególności usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych.

W obu przypadkach miejscem opodatkowania jest kraj konsumenta, dlatego system OSS umożliwia rozliczenie należnego podatku w jednym państwie, bez konieczności rejestracji w każdym kraju, w którym znajdują się klienci. Dodatkowo, z VAT OSS mogą korzystać zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podmioty, które nie są zarejestrowane w VAT, bowiem rejestracja do VAT OSS nie pozbawia ich prawa do tego zwolnienia, ponieważ sprzedaż rozliczana w ramach procedury OSS nie jest wliczana do krajowego limitu sprzedaży uprawniającego do zwolnienia z VAT.

Jakie transakcje obejmuje procedura VAT OSS?

Procedura VAT OSS obejmuje określone rodzaje transakcji realizowanych na rzecz konsumentów w różnych krajach Unii Europejskiej. System ten został bowiem stworzony przede wszystkim z myślą o sprzedaży transgranicznej, dlatego dotyczy sytuacji, w których miejscem opodatkowania VAT jest kraj konsumenta. Oznacza to więc, że przedsiębiorca sprzedający towary lub usługi klientom indywidualnym z innych państw UE może wykazać takie transakcje w jednej deklaracji OSS zamiast rejestrować się do VAT w każdym kraju oddzielnie. I tutaj do takich transakcji zaliczamy:

• Wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość (WSTO) – dotyczy sprzedaży towarów wysyłanych lub transportowanych z jednego kraju UE do konsumenta znajdującego się w innym państwie członkowskim, przykładowo gdy sklep internetowy z siedzibą w Polsce sprzedaje produkt klientowi w Niemczech lub Francji.
• Usługi elektroniczne świadczone na rzecz konsumentów w UE – obejmują między innymi sprzedaż e-booków, kursów online, dostępów do platform cyfrowych, oprogramowania czy usług streamingowych.
• Usługi telekomunikacyjne – dotyczą usług związanych z transmisją danych, rozmowami telefonicznymi czy dostępem do sieci telekomunikacyjnych świadczonych konsumentom w innych krajach UE.
• Usługi nadawcze (broadcasting) – obejmują usługi związane z przekazywaniem programów telewizyjnych lub radiowych dla odbiorców indywidualnych w różnych państwach członkowskich.
• Niektóre inne usługi świadczone na rzecz konsumentów w UE – w szczególności usługi, dla których miejscem opodatkowania jest kraj konsumenta, przykładowo usługi związane z krótkoterminowym wynajmem środków transportu czy niektóre usługi cyfrowe.
• Sprzedaż realizowana za pośrednictwem platform marketplace – w określonych sytuacjach operator platformy sprzedażowej może być uznany za podmiot odpowiedzialny za pobór i rozliczenie VAT od transakcji dokonywanych przez sprzedawców korzystających z takiej platformy.

Warto pamiętać, że procedura VAT OSS obejmuje wyłącznie sprzedaż na rzecz konsumentów, czyli klientów indywidualnych, ponieważ, transakcje pomiędzy przedsiębiorcami podlegają innym zasadom rozliczeń VAT, przez co nie są rozliczane w tym systemie.

Jakie limity i ograniczenia obowiązują w VAT OSS?

Trzeba pamiętać, że choć procedura VAT OSS znacząco upraszcza rozliczanie podatku VAT w sprzedaży międzynarodowej, to system ten wiąże się również z określonymi obowiązkami, limitami oraz ograniczeniami, które przedsiębiorcy muszą brać pod uwagę. Poniżej przedstawiamy więc najważniejsze z nich:

• Limit sprzedaży 10 000 euro rocznie – najważniejszym limitem w systemie VAT OSS jest próg sprzedaży, który wynosi 10 000 euro rocznie dla łącznej wartości sprzedaży towarów na odległość oraz wybranych usług świadczonych konsumentom w innych krajach UE. Jeśli przedsiębiorca nie przekroczy tego progu, może nadal rozliczać VAT według stawek obowiązujących w kraju swojej siedziby, natomiast po przekroczeniu limitu należy stosować stawki VAT obowiązujące w kraju konsumenta i rozliczać je poprzez VAT OSS lub poprzez rejestrację VAT w danym państwie.
• Limit jest liczony łącznie dla całej Unii Europejskiej – limit 10 000 euro nie dotyczy pojedynczego kraju, lecz całkowitej sprzedaży do wszystkich państw UE razem. Oznacza to zatem, że suma sprzedaży do różnych krajów członkowskich jest sumowana i dopiero jej przekroczenie powoduje zmianę zasad rozliczania VAT.
• Limit dotyczy wyłącznie sprzedaży B2C – w limicie uwzględnia się tylko sprzedaż na rzecz konsumentów , czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Oznacza to więc, że transakcje między przedsiębiorcami nie są objęte procedurą VAT OSS, przez co zazwyczaj rozlicza się je w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia.
• Po przekroczeniu limitu należy stosować stawki VAT kraju konsumenta – gdy próg 10 000 euro zostanie przekroczony, przedsiębiorca musi naliczać VAT według stawki obowiązującej w kraju nabywcy, a nie w kraju sprzedawcy. Oznacza to więc, że wówczas warto znać stawki VAT w poszczególnych państwach Unii Europejskiej.
• Brak możliwości odliczenia VAT w deklaracji OSS – w procedurze OSS przedsiębiorca wykazuje jedynie VAT należny od sprzedaży. Nie ma więc możliwości odliczenia podatku naliczonego bezpośrednio w deklaracji OSS, ponieważ takie odliczenia rozlicza się w standardowej deklaracji VAT w kraju działalności.
• Nie wszystkie transakcje można rozliczać przez OSS – procedura nie obejmuje wszystkich rodzajów sprzedaży międzynarodowej. W szczególności nie dotyczy niektórych dostaw B2B oraz sytuacji, w których przedsiębiorca posiada magazyn w innym kraju UE i dokonuje lokalnej sprzedaży wymagającej standardowej rejestracji VAT w tym państwie.

Znajomość powyższych obowiązków, limitów i ograniczeń jest fundamentem prawidłowego stosowania procedury VAT OSS, dlatego warto je znać, aby uniknąć potencjalnych sankcji ze strony administracji skarbowych w poszczególnych państwach Unii Europejskiej.

Jak zarejestrować się do VAT OSS?

Rejestracja do procedury VAT OSS jest stosunkowo prosta i odbywa się w kraju identyfikacji przedsiębiorcy, czyli w państwie członkowskim, w którym firma posiada siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności. Oznacza to więc, że w przypadku przedsiębiorców z Polski proces ten realizowany jest elektronicznie poprzez system e-deklaracje lub platformę administracji podatkowej. Aby rozpocząć korzystanie z procedury OSS, przedsiębiorca musi zatem złożyć specjalny formularz rejestracyjny VIU-R, który służy do zgłoszenia uczestnictwa w unijnej procedurze One Stop Shop. I tutaj pierwszym krokiem jest upewnienie się, że przedsiębiorca spełnia warunki do korzystania z procedury OSS, czyli prowadzi sprzedaż towarów lub usług na rzecz konsumentów w innych krajach Unii Europejskiej. Następnie należy przygotować dane niezbędne do rejestracji, takie jak numer identyfikacji podatkowej, dane firmy, informacje dotyczące prowadzonej działalności oraz wskazanie rodzaju procedury OSS, z której przedsiębiorca chce korzystać. Na koniec wystarczy złożyć wspomniany formularz VIU-R do właściwego urzędu skarbowego i poczekać na jego zatwierdzenie. Po tym podatnik zostanie zarejestrowany w systemie OSS. Trzeba jednak pamiętać, że co do zasady, rejestracja zacznie obowiązywać od pierwszego dnia kwartału następującego po złożeniu zgłoszenia. Oznacza to więc, że dopiero wtedy przedsiębiorca może rozliczać sprzedaż objętą procedurą OSS w jednej deklaracji kwartalnej, składanej w kraju identyfikacji.

Czy rejestracja w VAT OSS jest obowiązkowa?

Rejestracja w VAT OSS jest dobrowolna, co wynika wprost z art. 130b ustawy o VAT, który stanowi, że podatnik może, ale nie musi składać zgłoszenia o zamiarze skorzystania z tejże procedury. Oznacza to więc, że przedsiębiorca nie musi przystępować do OSS, nawet jeśli jego sprzedaż przekracza próg 10 000 EUR rocznie. Ta dobrowolność polega zatem na tym, że podatnik sam wybiera, czy woli rozliczać VAT zagraniczny przez jeden system OSS, czy woli rejestrować się w każdym kraju Unii Europejskiej, do którego wysyła towary lub świadczy usługi. W praktyce oznacza to więc, że po przekroczeniu limitu 10 000 EUR obowiązek stosowania stawek VAT kraju nabywcy powstaje bezwzględnie, ale sposób jego realizacji pozostaje kwestią wyboru danego przedsiębiorcy. To właśnie dlatego jest to procedura bardzo zalecana, ponieważ pozwala uniknąć konieczności rejestracji VAT w każdym państwie UE, w którym dany podmiot sprzedaje towary lub świadczy usługi.

Jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy, który korzysta z VAT OSS?

Rejestracja do procedury VAT OSS to dopiero początek. Wraz z nią przedsiębiorca przyjmuje na siebie szereg konkretnych obowiązków, których niedopełnienie może skutkować różnego rodzaju sankcjami. Poniżej przedstawiamy więc obowiązki, które ciążą na przedsiębiorcy korzystającym z VAT OSS:

1. Stosowanie stawek VAT właściwych dla kraju nabywcy – podstawowym obowiązkiem jest naliczanie podatku VAT według stawki obowiązującej w kraju konsumenta, a nie w Polsce. Każde państwo członkowskie UE stosuje bowiem własne stawki, zarówno podstawowe, jak i obniżone, które mogą się między sobą znacząco różnić. Oznacza to więc, że sprzedając ten sam produkt do Niemiec, Francji i Węgier, przedsiębiorca może być zobowiązany do naliczenia trzech różnych stawek VAT. Przed wystawieniem faktury warto zatem każdorazowo zweryfikować obowiązującą stawkę dla danej kategorii towaru lub usługi w konkretnym kraju.
2. Ustalenie kraju konsumpcji na podstawie co najmniej dwóch niezależnych dowodów – aby prawidłowo zastosować stawkę VAT, przedsiębiorca musi ustalić, w którym kraju UE znajduje się nabywca. Podatnik świadczący usługi w procedurze VAT OSS powinien określić kraj konsumenta na podstawie co najmniej dwóch dowodów, które nie mogą być ze sobą sprzeczne. I tutaj może być to między innymi adres dostawy, adres IP urządzenia, kraj numeru telefonu, kraj karty płatniczej lub adres rozliczeniowy. Ewidencja powinna zapewniać jednoznaczne przypisanie transakcji do kraju konsumpcji i stawki VAT.
3. Prowadzenie odrębnej ewidencji VAT OSS w formie elektronicznej – podatnicy, którzy korzystają z procedury VAT OSS, są zobowiązani do prowadzenia w postaci elektronicznej ewidencji transakcji, która jest niezależna od rejestrów VAT prowadzonych na cele rozliczeń w Polsce. Ewidencja powinna być na tyle szczegółowa, aby umożliwić weryfikację poprawności składanych deklaracji. Zgodnie z art. 63c rozporządzenia 282/2011 musi zawierać m.in. oznaczenie państwa członkowskiego konsumpcji, rodzaj i datę dostawy lub usługi, podstawę opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty, zastosowaną stawkę VAT, kwotę należnego podatku, a także dowody potwierdzające ustalenie miejsca konsumpcji.
4. Przechowywanie ewidencji przez 10 lat – ewidencja VAT OSS musi być przechowywana przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano dostaw towarów lub świadczenia usług objętych procedurą unijną. To znacznie dłużej niż standardowe 5 lat obowiązujące przy przechowywaniu dokumentacji w Polsce. Ewidencja VAT OSS musi zostać udostępniona drogą elektroniczną państwu członkowskiemu identyfikacji oraz państwu członkowskiemu konsumpcji na ich wniosek. Co istotne, podatnik ma wówczas 14 dni na przekazanie elektronicznej ewidencji.
5. Składanie kwartalnej deklaracji VIU-DO w euro, bez prawa do przesunięcia terminu – deklaracja VIU-DO składana jest elektronicznie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście za każdy kwartał, do ostatniego dnia miesiąca następującego po jego zakończeniu. Deklaracja musi być sporządzona w walucie euro, co oznacza że wszystkie kwoty wyrażone w innych walutach przelicza się na euro według kursu Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia danego okresu rozliczeniowego. Termin złożenia deklaracji obowiązuje również w przypadku, gdy ostatni dzień miesiąca wypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy. Termin płatności przesuwa się natomiast na kolejny dzień roboczy według zasad ogólnych. Ta asymetria bywa częstą pułapką dla przedsiębiorców przyzwyczajonych do reguł krajowych.
6. Składanie deklaracji zerowej przy braku sprzedaży – nawet jeśli w danym kwartale przedsiębiorca nie dokonał żadnej sprzedaży objętej procedurą OSS, ma obowiązek złożenia tak zwanej deklaracji zerowej. Jej brak traktowany jest bowiem jak niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego i może skutkować wezwaniem ze strony urzędu skarbowego. Ośmiokrotne złożenie pustych deklaracji z rzędu stanowi natomiast jedną z przesłanek do wykluczenia z systemu OSS z urzędu.
7. Brak wykazywania sprzedaży OSS w polskim JPK_V7 – transakcje rozliczane w procedurze VAT OSS nie są ujmowane w pliku JPK_V7 wysyłanym do polskiego urzędu skarbowego. Stanowią one odrębną kategorię rozliczeń, wykazywaną wyłącznie w deklaracji VIU-DO. Wykazanie ich dodatkowo w JPK_V7 byłoby błędem prowadzącym do podwójnego opodatkowania tej samej sprzedaży.
8. Korekty błędów, wyłącznie w kolejnej deklaracji, w ciągu 3 lat – w procedurze OSS nie można złożyć korekty pierwotnej deklaracji. Jeżeli w złożonej deklaracji VIU-DO zostały popełnione błędy, koryguje się je w bieżącej deklaracji VIU-DO, wskazując właściwe państwo członkowskie konsumpcji, okres rozliczeniowy i kwotę VAT. Sprzedawca ma obowiązek dokonania korekty nie później niż w okresie 3 lat od dnia upływu terminu złożenia pierwotnej deklaracji. Jeśli zatem błąd zostanie wykryty po dwóch latach, nadal można go naprawić — ale wyłącznie poprzez bieżącą deklarację, nie wsteczną korektę.
9. Monitorowanie limitu sprzedaży przed rejestracją – przedsiębiorca, który jeszcze nie jest zarejestrowany w OSS, ma obowiązek na bieżąco monitorować łączną wartość sprzedaży B2C do krajów UE. Po przekroczeniu progu 10 000 euro musi zarejestrować się do systemu do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie. Spóźnienie z rejestracją oznacza, że przedsiębiorca powinien rozliczyć sprzedaż z okresu przekroczenia bezpośrednio w krajach nabywców — co w praktyce jest znacznie bardziej kłopotliwe.

---

NASZE HITY:

---

SPRAWDŹ WSZYSTKIE SZKOLENIA

---

Jak rozliczać podatek VAT w procedurze VAT OSS?

Rozliczenie VAT w procedurze OSS odbywa się za pomocą kwartalnej deklaracji VIU-DO, którą podatnik składa elektronicznie przez portal e-Urząd Skarbowy. Termin złożenia deklaracji oraz zapłaty podatku upływa ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończonym kwartale, a więc 30 kwietnia za I kwartał, 31 lipca za II kwartał, 31 października za III kwartał i 31 stycznia za IV kwartał. Jeśli jednak termin ten wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas przesuwa się on na pierwszy dzień roboczy. I tutaj wszystkie kwoty w deklaracji wykazuje się w euro. Oznacza to zatem, że gdy sprzedaż była prowadzona w innej walucie, należy przeliczyć ją na euro według kursu Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia rozliczanego kwartału. W tym wypadku zalecaną praktyką jest więc zsumowanie wartości sprzedaży dla każdego kraju i każdej stawki VAT z osobna, a następnie przeliczenie tych sum na euro, co pozwoli uniknąć błędów podczas ich zaokrąglania. Następnie po złożeniu deklaracji podatnik otrzymuje unikatowy numer referencyjny (UNR), który należy wpisać w tytule przelewu. Na koniec pozostaje przekazać płatność w euro na rachunek II Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.