NKUP-y w małej i dużej firmie a rewolucja KSEF – jakich wydatków nie rozliczymy od 2027 roku?

Są pewne wydatki, których nigdy nie zaliczymy do kosztów podatkowych. Czasem są one wprost wymienione w katalogu tzw. NKUP (art. 16 PDOP i 23 PDOF), a czasem wynika to z zupełnie innych przyczyn (brak zapłaty kontrahentowi, płatność na konto spoza białej listy, brak MPP, płatność zrobiona gotówką. Niekiedy koszt podatkowy może być podważony z uwagi na słabe udokumentowanie wykonania usługi (często przy usługach niematerialnych). Sytuacji, gdy dany wydatek nie może być zaliczony do kosztów podatkowych są tysiące, ale część z nich pojawia się dość regularnie, zarówno w małych jak i dużych firmach. Warto zebrać je w jednym miejscu i usystematyzować.

Zmiana od 2026 r. formy faktury na ustrukturyzowaną nie zwalnia nas z obowiązku opisywania i dekretowania dokumentów we właściwy sposób. Mimo, że otrzymamy faktury w formie elektronicznej i trafią one najczęściej wprost do naszego systemu księgowego, tym większym wyzwaniem będzie właściwy obieg dokumentów w firmie, gromadzenie podkładek i opisywanie zdarzeń udokumentowanych fakturą ustrukturyzowaną, zwłaszcza jeśli dotyczą one naszych kosztów uzyskania przychodów.

PROGRAM SZKOLENIA:

1. 1. Faktury kosztowe wystawione w KSEF i praktyczne problemy dokumentacyjno – podkładkowe po naszej stronie:

   • Otrzymujemy fakturę ustrukturyzowaną z KSEF i trafia do naszego systemu ….co dalej?

   • Obieg dokumentów w firmie, procedury i sposób „opisania” tego, co nie wynika z danych zawartych na fakturze, a ma wpływ na prawidłowe ujęcie faktury w naszych księgach.

   • Jakie „podkładki” należy stworzyć dla faktur kosztowych wystawionych w KSEF i kiedy jest to szczególnie istotne?

   • Co jeśli otrzymamy błędną fakturę, lub taką, która nas nie dotyczy?

   • Pilotowanie dokumentów z KSEF, uprawnienia, kontaktowanie się z kontrahentami w kwestiach faktur z KSEF – dziesiątki nowych sytuacji, do których należy się przygotować.

   • Zakupy dokonywane „w terenie” przez pracowników – lawina problemów w KSEF

   • Problemy z rozliczaniem delegacji służbowych od 2026 r.

   • Poszukiwanie „zaginionych” faktur z KSEF oraz powiązanie ich z określonymi zdarzeniami gospodarczymi.

   • Podmiot 3 i „potwierdzenie transakcji” jako narzędzia usprawniające działanie w czasach KSEF

   2. NKUP-y, czyli wydatki, których nie zaliczymy do kosztów podatkowych – dynamiczny temat, najnowsze orzecznictwo, zmiana stanowisk skarbówki w wielu tematach

   3. NKUP-y wynikające ze zmian podatkowych 2022-2025

   • Zakaz amortyzacji budynków i lokali mieszkalnych (w tym problem z rozliczaniem remontów i inwestycji w obcych ŚT)

   • Koszty „pracy na czarno”

   • Odsunięta amortyzacja

   • Składka zdrowotna przedsiębiorcy

   4. Problematyczne „koszty podatkowe” w CIT Estońskim (wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą, ukryte zyski, reprezentacja, darowizny, jakich wydatków należy unikać w 2025 r.?)

   5. „Faktura to nie wszystko” – dokumentowanie wykonania usług niematerialnych dla bezpieczeństwa kosztów w firmie (np. przy usługach doradczych, reklamowych, zarządczych, kontrolnych itp.) w czasach KSEF

   6. Bogaty katalog NKUP-ów w CIT (art. 16) :

   • Wydatki reprezentacyjne

   • Prezenty dla kontrahentów, wycieczki, bankiety, eventy, paczki świąteczne itp.

   • Samochody osobowe (150 tys. zł, 75 % kosztów eksploatacyjnych, ubezpieczenia)

   • Wynajem droższych pojazdów

   • Prywatne samochody w firmie

   • Straty w środkach trwałych

   • Działalność socjalna

   • Darowizny

   • Wartość pracy własnej

   • Podatek WHT w określonych sytuacjach

   • Kary, grzywny, odszkodowania, opłaty sankcyjne, BHP, higiena pracy

   • Kary i odszkodowania związane z niewykonaniem umów/wadami/zwłoką itp.

   • Nieściągalne wierzytelności

   • Składki na rzecz organizacji

   • Jednostronne świadczenia na rzecz udziałowców, akcjonariuszy.

   • Niektóre wydatki na rzecz Rady Nadzorczej

   • Niektóre wydatki związane z podróżami osób nie będących pracownikami

   • Zwrot ponad kilometrówkę

   • Niektóre wydatki pracownicze

   • Wydatki sfinansowane dotacjami zwolnionymi z CIT/PIT

   • Koszty działalności statutowej

   • NKUPy w stowarzyszeniach i ich opodatkowanie

   • Inne (mniej popularne NKUP-y)

   • Podatkowe i bilansowe różnice w „kosztach” firmowych.

   7. Wydatki na rzecz pracowników, współpracowników, B2B i kadry zarządzającej – kiedy stanowią NKUP a kiedy można bez przeszkód zaliczać je do kosztów.

   8. Ulga na złe długi a wyłączenie nieopłaconego wydatku z kosztów podatkowych

   9. Biała lista VAT, split payment oraz płatności gotówkowe – czyli kiedy zły sposób zapłaty wyklucza koszty podatkowe?

   10. Koszty finansowania dłużnego w firmie i limitacja odsetek w kosztach firmy po zmianach Polskiego Ładu.

   11. Podatek u źródła (WHT) – kiedy jest NKUP-em?

   12. Pytania i odpowiedzi.