Certyfikat rezydencji podatkowej, czyli zaświadczenie o miejscu zamieszkania (dla celów ustawy PIT) lub siedzibie (dla celów ustawy CIT) podatnika dla celów podatkowych, wydane przez właściwy organ administracji podatkowej jest dokumentem, którego uzyskanie nawet w czasie przedpandemiczym nie było łatwe. Polscy przedsiębiorcy dokonujący wypłat na rzecz firm z innych krajów i mający obowiązek potrącić tzw. podatek u źródła (art. 21 ustawy o CIT i art. 29 ustawy o PIT) często spotykają się z odmową bądź niezrozumieniem ze strony podmiotów zagranicznych, gdy poproszą ich taki dokument.
Certyfikat rezydencji jest nam niezwykle potrzebny, by uniknąć konieczności stosowania najwyższej, czyli 20 procentowej stawki podatku, którą my jako płatnicy musimy potrącić od wynagrodzeń wypłacanych firmom z innych krajów. Dotyczy to szeregu nabywanych z zagranicy usług (np. usługi prawne, reklamowe, doradcze, księgowe, działalność widowiskowa) a także wypłacanych odsetek i należności licencyjnych (np. opłaty za korzystanie z praw autorskich, wynajem urządzeń, w tym samochodów czy nawet zwykłe leasingi operacyjne). Dzięki certyfikatom rezydencji możemy zastosować korzystniejsze regulacje zawarte w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania (np. zmniejszenie podatku do 10 lub 5 procent bądź całkowite zwolnienie z tego podatku).
Od lat toczyły się spory o kwestie formy certyfikatów rezydencji (zwłaszcza w odniesieniu do certyfikatów w formie elektronicznej np. PDF) i mimo wydania szeregu interpretacji dopuszczających certyfikaty w formie elektronicznej (gdy są one wydawane w tej formie w danym kraju), temat ten dalej budzi emocje.
Certyfikaty rezydencji w okresie Covid-19
W trakcie trwania pandemii, gdzie z uwagi na lockdown oraz kwarantannę, której podlegają miliony osób z różnych krajów (zarówno pracownicy zagranicznych firm jak też urzędnicy skarbowi), pozyskanie certyfikatu rezydencji może być obecnie i w najbliższych kilkunastu miesiącach niezwykle trudne. Dlatego też wprowadzono w ramach uregulowań antykryzysowych złagodzone wymogi dotyczące tych dokumentów. Otóż w trakcie trwania stanu zagrożenia epidemicznego a także jeszcze w ciągu 2 miesięcy po jego ustaniu (co prawdopodobnie będzie trwało przynajmniej do końca 2021 jeśli nie dłużej) polscy płatnicy mogą się posługiwać certyfikatami rezydencji, które w normalnych warunkach nie stanowiłyby żadnej ochrony.
Po pierwsze, w przypadku certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu jego ważności, w odniesieniu do którego okres kolejnych dwunastu miesięcy upływa w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres obowiązywania tych stanów oraz przez okres 2 miesięcy po ich odwołaniu. Zatem, mając np. certyfikat wydany w maju 2019 r., który ważność traci w maju 2020 (a więc w trakcie trwania pandemii), możemy się nim dalej posługiwać.
Po drugie, jeśli nawet otrzymalibyśmy teraz kopię certyfikatu rezydencji (np. skan, zdjęcie, ksero) certyfikatu, to również będziemy go mogli stosować. Zgodnie z przepisami czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, a także w okresie kolejnych 2 miesięcy po ich odwołaniu, miejsce zamieszkania i siedziby podatnika dla celów podatkowych może być potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.
I w końcu, jeśli dostaliśmy od kontrahenta certyfikat wydany stricte na 2019 rok (co wynika z jego treści), to również on zachowuje ważność, ale w tym przypadku potrzebujemy oświadczenie podatnika co do aktualności danych w nim zawartych.
Zatem przez cały czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego i jeszcze 2 miesiące po jego odwołaniu możemy posługiwać się certyfikatami rezydencji, jeśli spełniają one te złagodzone wymogi.
Autor: Lech Janicki prowadzący kursy i szkolenia podatkowe (cała lista dostępna tutaj).
