Jak zaksięgować zakup kasy fiskalnej w KPiR?

Jak w księdze przychodów i rozchodów zaksięgować zakup kasy fiskalnej?

Podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz innych osób, zobowiązani są do rejestracji każdej transakcji. Do tego można wykorzystać między innymi kasę fiskalną, którą po zakupie trzeba prawidłowo uwzględnić w majątku przedsiębiorstwa. Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę, że w związku z obowiązkiem tym wiąże się jednocześnie prawo do ulgi na zakup rzeczonej kasy, ale nabycie do niej prawa jest uzależnione od spełnienia określonych warunków. Jak więc to dokładniej wygląda? W jaki konkretniej sposób rozliczyć zarówno ulgę na zakup kasy fiskalnej, jak i sam zakup kasy fiskalnej w KPiR? Tego dowiecie się z dzisiejszego artykułu! Zapraszamy do lektury!

Spis treści:
1. Jak rozliczyć zakup kasy fiskalnej?
2. Jak rozliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej w przypadku czynnego płatnika VAT?
3. Jak rozliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej w przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT?
4. Jak ewidencjonować zakup kasy fiskalnej w KPiR?

Tak jak wspominamy na prowadzonych przez nas szkoleniach z księgowości, prawidłowe rozliczenie nabycia kasy fiskalnej przez przedsiębiorcę jest zależne od jej wartości oraz planowanego czasu jej użytkowania. Dzieje się tak dlatego, że jeżeli ów kasa kosztowała ponad 10 tysięcy złotych (w przypadku czynnych podatników VAT mowa o kwocie netto, natomiast w przypadku osób nie będących płatnikami VAT mowa o kwocie brutto), a do tego jest kompletna, zdatna do użytku i będzie używana ponad rok, wówczas należy zaklasyfikować ją jako środek trwały i poddać amortyzacji. I tak w przypadku zwykłych kas fiskalnych roczna stawka amortyzacji wynosi 20%, natomiast w przypadku kas zaliczanych do zespołów komputerowych stawka amortyzacji wynosi 30%. Oczywiście może zdarzyć się również sytuacja, w której kasa fiskalna kosztuje poniżej 10 tysięcy złotych, a mimo to może zostać wprowadzona przez przedsiębiorcę do ewidencji środków trwałych, ponieważ decyzja ta należy do podatnika. Oznacza to więc, że jeżeli dana osoba prowadząca działalność gospodarczą zdecyduje się na taki krok, wówczas zakup kasy fiskalnej będzie mógł być jednorazowo zamortyzowany w miesiącu przyjęcia lub następnym. Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca nie nie zaklasyfikuje kupionej kasy rejestrującej jako środek trwały, bowiem wtedy jej zakup będzie jedynie kosztem uzyskania przychodu w miesiącu jej zaksięgowania.

Przedsiębiorcom, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz innych osób, przysługuje prawo do uzyskania ulgi na zakup kasy fiskalnej. Trzeba jednak wiedzieć, jak taką ulgę później rozliczyć, aby mieć pewność, że całość została zaksięgowana w prawidłowy sposób. Otóż odliczenie ulgi na zakup kasy fiskalnej może być dokonane w pliku JPK_V7, w rozliczeniu za miesiąc lub kwartał, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie sprzedaży na rzeczonej kasie. Ustawodawca nie określił jednak końcowych ograniczeń czasowych, w których podatnik mógłby skorzystać ze wspomnianej ulgi, w związku z czym można rozliczyć ją również w okresach kolejnych. Warunkiem jest tutaj to, aby kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie przekraczała kwoty różnicy między kwotą podatku należnego i podatku naliczonego. Jak bowiem można przeczytać w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 roku, a konkretniej w § 3 ustępie ów rozporządzenia, jeżeli kwota wydana na zakup kasy w deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy jest wyższa od kwoty podatku należnego, wówczas przedsiębiorca może pomniejszyć kwotę podatku należnego o wysokość kwoty wydanej na zakup, natomiast pozostałą część kwoty wydanej na rzeczony nabytek może wykazać do zwrotu na rachunek bankowy podatnika lub powiększyć kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. I tak, jeżeli w deklaracji VAT podatnik wykazuje nadwyżkę podatku VAT należnego nad naliczonym, wtedy kwotę ulgi na zakup kasy wykazuje w deklaracji VAT w pozycji 56, natomiast w razie wystąpienia nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym kwotę ulgi na zakup kasy wykazuje się w deklaracji VAT w pozycji 59. Tutaj należy jednak zaznaczyć, że w przypadku podatników rozliczających podatek VAT miesięcznie kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości 25% kwoty przysługującego odliczenia, czyli nie więcej niż 175 zł, a w przypadku przedsiębiorców rozliczających się kwartalnie nie może przekroczyć równowartości 50%, czyli nie więcej niż 350 zł.

Oczywiście z ulgi na zakup kasy fiskalnej mogą skorzystać również przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z VAT, a także tacy, którzy wykonują wyłącznie czynności niepodlegające opodatkowaniu, ewidencjonując sprzedaż na kasie rejestrującej. Wówczas rozliczenie ulgi na zakup kasy fiskalnej następuje na podstawie złożonego wniosku do naczelnika urzędu skarbowego, w którym umieszcza się imię i nazwisko, dane adresowe, numer identyfikacji podatkowej oraz numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu. Taki wniosek powinno się złożyć w następnym miesiącu od momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Do takiego dokumentu należy dołączyć jeszcze:

• kopię rachunku, który potwierdza zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności,
• kopię raportu fiskalnego miesięcznego, który został wystawiony przy użyciu kasy rejestrującej, potwierdzając tym samym prowadzenie ewidencji sprzedaży,
• w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami kopię przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą.

Gdy wszystkie dokumenty są gotowe, wniosek składa się do urzędu skarbowego, który po jego rozpatrzeniu zwraca odpowiednią kwotę przedsiębiorcy. Kwota ta powinna wynosić 90% wartości netto zakupionej kasy, z ograniczeniem do kwoty 700 zł, w terminie do 25 dnia danego miesiąca, licząc od dnia złożenia wniosku przez podatnika. Należność jest wówczas przelewana na rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

W przypadku, gdy przedsiębiorca nie ma obowiązku ujęcia kasy fiskalnej w ewidencji środków trwałych, wówczas fakturę za zakup ów urządzenia należy wprowadzić w 13 kolumnie księgi przychodów i rozchodów, czyli w dziale pozostałych wydatków, a podatek VAT w rejestrze zakupów VAT, natomiast w przypadku faktury bez VAT, wartość dokumentu wpisuje się wyłącznie w 13 kolumnie. Nieco inaczej wygląda ujęcie ulgi na zakup kasy fiskalnej, bowiem w przypadku czynnego podatnika VAT dokonuje się tego bezpośrednio w momencie sporządzania pliku JPK_V, a wartość odliczanej ulgi na zakup kasy fiskalnej wskazuje się w pozycji 49. I tutaj nieodliczona w bieżącym okresie kwota na zakup kasy rejestrującej może zostać przeniesiona na kolejny okres, jednak wtedy wartość tą wprowadza się w pozycji 52.