Kiedy potrzebujemy optymalizacji dokumentów w firmie?
Od lat organy podatkowe i sądy administracyjne stoją na stanowisku, że w niektórych przypadkach podatnicy powinni baczniejszą uwagę zwrócić na właściwe dokumentowanie określonych zdarzeń gospodarczych dla potrzeb ujęcia ich w kosztach podatkowych. Dotyczy to zwłaszcza nabycia tzw. „usług niematerialnych”, działań marketingowych bądź kwalifikowania prac jako remonty bądź ulepszenia.
Obieg dokumentów w firmie – metody i usprawnienia
Jak wskazał NSA w wyroku z 2019 r. (I FSK 714/17) obowiązek dokumentowania działań, wywołujących skutki podatkowe, szczególnie jest istotny w przypadku świadczenia usług o charakterze niematerialnym (np. doradczych, prawnych, reklamowych). W przypadku tego typu usług, po ich wykonaniu nie ma materialnego dowodu ich realizacji. Stąd też niezwykle istotne jest należyte i niebudzące wątpliwości dokumentowanie tych działań. Nie wystarczy bowiem udokumentowanie nich poprzez wystawienie faktur. W judykaturze wielokrotnie wskazywano, że usługi niematerialne z uwagi na ich charakter winny być udokumentowane w sposób, który pozwoli na niebudzącą wątpliwości identyfikację ich realizacji. W przypadku tego typu usług, to podatnik musi zadbać o dowody materialne, które potwierdzą fakt ich wykonania i to na nim spoczywa ciężar dowodu w tym zakresie.
Jeżeli tak, to w o jakich dokumentach mówią sądy i organy podatkowe. Przykładowo ten sam sąd wskazuje, że nie jest do zaakceptowania taka sytuacja, że jedynym dowodem poniesienia kosztów w określonej wysokości są – oprócz faktury – ogólne oświadczenia podatnika (lub nawet jego kontrahentów), gdyż prowadziłoby to do sytuacji, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą zwolniony byłby z prowadzenia jakiejkolwiek dokumentacji, mimo że obowiązek taki wynika chociażby z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT i przepisów ustawy o rachunkowości. To właśnie właściwa dokumentacja (np. umowy z kontrahentami, korespondencja e-mailowa, raporty z wykonanych prac, materialne efekty świadczonych na rzecz strony skarżącej usług) powinna pozwolić organom na zweryfikowanie spornych usług zarówno co do czasu, sposobu ich wykonania, jak i związku z uzyskanym przychodem.
W jednej ze spraw podatnik nabywał usługi wykonywane przez kontrahenta w innym kraju (m.in. usługi doradcze, konsultingowe, prawne, reklamowe, poszukiwanie nieruchomości, audyt rynku), których prawdziwość została zakwestionowana przez organ podatkowy. Ostatecznie spór trafił do WSA w Poznaniu (I SA/Po 195/17), który podkreślił, że znamienna jest bierność strony w toku postępowania podatkowego i brak przedłożenia jakichkolwiek dowodów wykazujących na rzeczywiste wykonanie prac opisanych w zakwestionowanych przez organy podatkowe fakturach. Jak wskazał sąd „samo zapewnienie skarżącego, że na bieżąco monitorował działania D. W. nie wystarcza, aby wydatki z tytułu zakupu usług doradczych, konsultingowych, promocyjnych oraz poszukiwania nieruchomości na terenie […] mógł on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów”. Zdaniem Sądu, „trafnie organy uznały, że brak przedłożenia przez skarżącego umów, materiałów, zleceń, kalkulacji, korespondencji handlowej, negocjacji warunków, brak wynajętej nieruchomości, brak jakichkolwiek zebranych ofert – dowodzi, że strona w żaden sposób nie można wykazać, aby owe usługi (niematerialne) zostały faktycznie wykonane. Wobec braku jakichkolwiek (poza fakturami i pisemnym oświadczeniem kontrahenta) dowodów nie można zatem wykazać efektów usług opisanych na spornych fakturach”.
Z bogatego orzecznictwa w podobnych sprawach można wywnioskować, że zwłaszcza przy usługach mających cechy niematerialne (wszelkie formy doradztwa, konsultingu, usługi typu lean manumacturing, usługi przetwarzania danych, reklamowe, marketingowe itp.), że sama fakturą bądź umowa nie są wystarczające, by bezpiecznie zaliczyć określone wydatki do kosztów firmy. Potrzebne są jeszcze „podkładki”, które w zależności od rodzaju usługi będą w jakiś sposób potwierdzać, co faktycznie zostało „zrobione” przez wykonawcę usługi (np. korespondencja handlowa, mailowa, raporty z wykonanych usług, w określonych sytuacjach zdjęcia i filmy np. w odniesieniu do usług marketingowych).
Autor: Lech Janicki prowadzący kursy i szkolenia podatkowe (cała lista dostępna tutaj).