Na czym polegają koszty NKUP?
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ponoszą różnego rodzaju wydatki. Niestety, część z nich według prawa podatkowego nie zawsze ma bezpośredni związek z prowadzoną firmą. Mowa wówczas o kosztach NKUP, czyli wydatkach niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, które z tego względu nie obniżają podstawy opodatkowania. Na czym więc dokładniej polegają takie koszty? Jak konkretniej je rozpoznać i księgować? Tego dowiecie się z dzisiejszego artykułu! Zapraszamy do lektury!
Spis treści:
1. Co to są koszty NKUP?
2. Jakie wydatki zaliczamy do NKUP?
3. Czy środki trwałe zaliczamy do NKUP?
4. Jak wygląda amortyzacja w przypadku wydatków NKUP?
5. Koszty NKUP – przykłady
NAJBLIŻSZE SZKOLENIA:
Co to są koszty NKUP?
Koszty NKUP, czyli wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, to wydatki, których przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Z definicji kosztów uzyskania przychodów wynika bowiem, że powinny to być koszty, których celem jest uzyskanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Oznacza to więc, że koszty poniesione w innym celu nie mogą stanowić kosztów podatkowych, a tym samym nie mogą obniżać podstawy opodatkowania. I choć katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów jest zamknięty i szczegółowo opisany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), to czasem mogą być podważane, między innymi w wyniku braku zapłaty kontrahentowi, płatności na konto spoza białej listy, braku MPP czy płatności zrobionej gotówką. To właśnie dlatego warto skorzystać z naszych szkoleń z NKUP, w których usystematyzowaliśmy dostępną wiedzę, tak aby przekazać ją uczestnikom na podstawie setek przykładów, w sposób łączący w sobie merytorykę z praktyką.
Jakie wydatki zaliczamy do NKUP?
W polskim prawie podatkowym uwzględniono wiele kategorii wydatków, które zaliczane są do NKUP, czyli do wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Wśród nich należy wymienić między innymi:
1. Wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą, takie jak koszty prywatnych zakupów, podróże wakacyjne czy prezenty dla rodziny.
2. Podatki i opłaty, takie jak podatek dochodowy, podatek od spadku oraz podatek od darowizn, a także grzywny, mandaty i kary administracyjne.
3. Odsetki od zobowiązań, takie jak odsetki za zwłokę w zapłacie podatków czy odsetki w zapłacie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
4. Koszty reprezentacji, takie jak wydatki na prezenty dla kontrahentów, wystawne kolacje czy wydarzenia o charakterze wizerunkowym.
5. Szkolenia i kursy niezwiązane z działalnością gospodarczą, takie jak nauka gry na instrumencie, która nie będzie uznana za koszt uzyskania przychodów w przypadku podatnika działającego w branży księgowej.
6. Wydatki na cele charytatywne, takie jak darowizny oraz inne formy wsparcia finansowego, które nie są obowiązkowe na mocy przepisów prawa.
7. Wynagrodzenia dla rodziny, które dotyczą przede wszystkim spółek osobowych, w których wynagrodzenie wypłacane niektórym członkom rodziny nie będzie zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.
Czy środki trwałe zaliczamy do NKUP?
Biorąc pod uwagę, że nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlega innym zasadom rozliczeń w porównaniu do standardowych wydatków firmowych, co wynika z ich długiego okresu użytkowania oraz znacznej wartości początkowej, to według prawa podatkowego nie mogą one być zaliczane bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Nie każdy zdaje sobie jednak sprawę, że takim wydatkiem mogą być odpisy amortyzacyjne od tych składników. Oznacza to więc, że w rzeczywistości koszty nabycia środka trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych można zaliczyć do kosztów podatkowych, ale ich wartość podlega stopniowemu rozliczeniu, rozłożonemu w czasie, którego dokonuje się poprzez odpisy amortyzacyjne. Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy dany środek trwały nie został przed przedsiębiorcę nabyty, tylko wytworzony. Wówczas odpisy amortyzacyjne zaliczane są bowiem do kosztów podatkowych dopiero po zakończeniu danej inwestycji i oddaniu jej do użytku. To właśnie dlatego w przypadku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów kosztów takiej inwestycji nie można uwzględnić w ewidencji w trakcie jej realizacji, ale dopiero po jej zakończeniu. Wtedy takie koszty również można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, oczywiście pod warunkiem, że mają one związek z przychodami. Dotyczy to wyłącznie aktywów o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok oraz wartości początkowej powyżej 10 000 zł netto, bowiem gdy wartość początkowa składnika nie przekracza tej kwoty, wydatki poniesione na jego nabycie podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio w miesiącu oddania go do używania.
Jak wygląda amortyzacja w przypadku wydatków NKUP?
Amortyzacja środków trwałych to proces, który polega na zmniejszaniu wartości aktywów w określonym czasie na skutek ich użytkowania. Oznacza to więc, że jest to metoda, która pozwala na ujęcie wartości zużycia składników majątku przedsiębiorstwa w kosztach prowadzonej przez danego podatnika działalności. Mowa tutaj wyłącznie o aktywach o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok oraz wartości początkowej powyżej 10 000 zł netto. I to samo dotyczy kosztów NKUP, czyli wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, które zostały poniesione w ramach nabycia lub wytworzenia wspomnianych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, bowiem tak jak nadmieniliśmy w akapicie powyżej, choć w ich przypadku nie można zaliczyć do kosztów samego ich kupna lub wytworzenia, to można z powodzeniem rozliczać ich odpisy amortyzacyjne. Trzeba jednak wiedzieć, że istnieją pewne wyjątki, które uniemożliwiają ich ujęcie w kosztach prowadzonej działalności. Chodzi tutaj między innymi o sytuację, w której środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne zostały sfinansowanie dotacją lub bezzwrotnym dofinansowaniem, a także gdy zostały nabyte nieodpłatnie, a więc jeżeli nabycie to nie stanowi przychodu z tytułu nieodpłatnego otrzymania rzeczy lub praw, dochód z tego tytułu jest zwolniony od podatku dochodowego lub nabycie to stanowi dochód, od którego na podstawie odrębnych przepisów zaniechano poboru podatku.
NASZE HITY:
Koszty NKUP – przykłady
Koszty NKUP, czyli wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, to wydatki, których przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Poniżej przygotowaliśmy więc kilka przykładów obrazujących, jak wyglądają takie koszty w praktyce:
Przykład 1 – Pani Jadwiga prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której w swoim sklepie internetowym sprzedaje preparaty kosmetyczne. W kwietniu 2025 roku wygenerowała sprzedaż, za którą jej zaliczka za podatek dochodowy PIT-5 wyniosła 10 000 zł. Niestety, ze względu na inne zobowiązania finansowe Pani Jadwiga nie opłaciła jej od razu, tylko uiściła ją dopiero 1 września 2025 roku, wraz z naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami za zwłokę w wysokości 452 zł. Poniosła więc wyższy koszt, jednak był to wydatek zaliczany do NKUP, czyli wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, w związku z czym nie może zaliczyć go do kosztów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.
Przykład 2 – Pan Wiesław prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której wykonuje usługi informatyczne. W lipcu 2025 roku wykonał stronę internetową dla firmy medycznej, w ramach której na podstawie faktury otrzymał zapłatę w wysokości 10 000 zł brutto, a do tego dostał kod rabatowy w wysokości 50% na oferowany przez nią pakiet medyczny. Pan Wiesław postanowił zakupić ów pakiet na rok, za który firma ta wystawiła fakturę na kwotę w wysokości 5000 zł brutto. Biorąc jednak pod uwagę, że wydatki na ochronę zdrowa przedsiębiorcy zaliczane są do NKUP, czyli wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, to Pan Wiesław niestety nie może wliczyć tej faktury do kosztów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.
Przykład 3 – Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której wykonuje usługi budowlane. W maju 2025 roku, w czasie jazdy służbowym samochodem został zatrzymany przez policję i dostał mandat 300 zł za przekroczenie prędkości. I choć Pan Marek może odnotować ten wydatek jako koszt, to zgodnie z przepisami podatkowymi nie może zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów, bowiem opłaty, takie jak grzywny, mandaty i kary administracyjne zaliczane są do NKUP, czyli wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to więc, że Pan Wiesław niestety nie może wliczyć tej faktury do kosztów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.
