Jak zaksięgować amortyzację środków trwałych?

Jak dokładniej należy księgować amortyzację środków trwałych?

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą, może ująć niektóre wydatki w kosztach prowadzenia firmy. Najczęściej robi się to na podstawie faktury, rachunku lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie zapłaty za dany towar lub usługę. Jednym z takich kosztów jest amortyzacja środków trwałych, a więc proces, który polega na tym, że wartość danej rzeczy zmniejsza się w określonym czasie na skutek jej użytkowania. Taki mechanizm wymaga jednak prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Mowa tutaj między innymi o prawidłowym zaksięgowaniu rzeczonego kosztu w księdze przychodów i rozchodów. Jak więc dokładniej zaksięgować amortyzację środków trwałych w KPiR? Tego dowiecie się z dzisiejszego artykułu! Zapraszamy do lektury!

Spis treści:
1. Jak rozliczyć amortyzację środków trwałych?
2. Co zalicza się do środków trwałych?
3. Jak zaksięgować amortyzację środków trwałych w pełnej rachunkowości?
4. Jak zaksięgować amortyzację środków trwałych w KPiR?

NAJBLIŻSZE SZKOLENIA:

Amortyzacja środków trwałych to proces, który polega na zużyciu środków trwałych, wszystkich poza gruntami, podczas ich użytkowania. Metoda ta pozwala więc na ujęcie wartości zużycia składników majątku przedsiębiorstwa w kosztach prowadzonej przez danego podatnika działalności, co dokładniej opisywaliśmy w artykule na czym polega amortyzacja środków trwałych. Takich działań dokonuje się wówczas w formie odpisów amortyzacyjnych, od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, według przyjętych stawek amortyzacyjnych, z zaznaczeniem, że za wartość początkową środków trwałych uważa się cenę ich nabycia lub koszt ich wytworzenia. Wówczas odpisy te ujmuje się w kosztach w następnym miesiącu od momentu wprowadzenia danego środka do ewidencji i trwa to do końca miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową środka trwałego. Dzięki temu amortyzacja amortyzacja środków trwałych zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w danym okresie, w efekcie czego przedsiębiorca może zmniejszyć wysokość podatku dochodowego do odprowadzenia.

Aby dokładnie wyjaśnić, jak zaksięgować amortyzację środków trwałych w KPiR, najpierw niezbędne jest poznanie definicji środków trwałych. Otóż tak jak wyjaśniamy podczas prowadzonych przez nas kursach księgowych online, zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT, środki trwałe to rzeczowe składniki majątku, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, cechujące się przewidywanym okresem użytkowania, który wynosi dłużej niż rok. I tutaj środki te muszą być nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, a do tego kompletne oraz zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do użytkowania w firmie. Chodzi przede wszystkim o:

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
• maszyny, urządzenia oraz środki transportu,
• inne przedmioty będące rzeczowymi składnikami majątku firmy.

Trzeba jednak wiedzieć, że w każdym z tych przypadków dotyczy to wyłącznie środków wykorzystywanych przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. To właśnie dlatego muszą być to środki przez niego nabyte lub używane na podstawie najmu albo dzierżawy, które przedsiębiorca wykorzystuje do prowadzonej przez siebie działalności.

Tak jak wspomnieliśmy, amortyzacja środków trwałych to proces polegający na zmniejszaniu wartości składników majątku przedsiębiorstwa w określonym czasie na skutek ich użytkowania. I tutaj odpisy oraz księgowanie zużycia tych przedmiotów reguluje art. 32 ustawy o rachunkowości, w którym 1 punkt informuje:

Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Oznacza to więc, żeby w celu dokonywania odpisów lub umorzeń amortyzacyjnych, najpierw przedsiębiorca musi określić wartość początkową środka trwałego, na którą składają się cena danego przedmiotu wraz z wszelkimi kosztami poniesionymi na jego zakup. I teraz wartość początkową środka trwałego poddawanego amortyzacji księguje się jako „Przyjęcie środka trwałego”, które ujmuje się na Wn konto 01 „Środki trwałe” – Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”. Oznacza to bowiem, że środek trwały został przyjęty do użytkowania, a jego wartość przeksięgowano z konta rozliczeniowego. Z kolei odpisy amortyzacyjne księguje się na Wn konto 40 „Amortyzacja” – Ma konto 07-1 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”, dzięki czemu ujmuje się koszt zużycia środka trwałego w czasie.

NASZE HITY:

Amortyzacja środków trwałych w księdze przychodów i rozchodów wygląda zupełnie inaczej niż w pełnej księgowości. Wszystko opiera się bowiem na zapisach w księdze i ewidencji środków trwałych. I tutaj w większości przypadków amortyzacja jest obowiązkiem przedsiębiorcy, ale w momencie, gdy wartość początkowa zakupionej rzeczy lub prawa nie przekracza 3500 zł, wówczas dokonywanie odpisów amortyzacyjnych nie jest niezbędne, a poniesiony wydatek można po prostu ująć w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu oddania zakupu do używania. Jeżeli jednak dany składnik majątku przedsiębiorstwa przekracza tę kwotę, wtedy odpis amortyzacyjny księguje się raz w miesiącu, najczęściej ostatniego dnia miesiąca, na podstawie dowodu wewnętrznego. Taki zapis należy ująć w w 13 kolumnie księgi przychodów i rozchodów, czyli w dziale „Pozostałe wydatki”, a podatek VAT w rejestrze zakupów VAT. Z kolei w przypadku faktury bez VAT, wartość dokumentu wpisuje się wyłącznie w kolumnie 13 KPiR.